新しい手帳の使用法

手帳はフランクリンプランナーのデイリーリフィルを使っていました。フランクリンプランナーは自分の価値観を明らかにし、重要事項を優先するための手帳と言えます。しかし、自分に使い方では書くことが多く面倒になって書かないという本末転倒なことになっていたので、今回は手帳の使い方を整理して自分なりに使いやすくしたのでここにまとめる。ただ、いくつかの改良したい部分があるのでマイルストーン扱いとする。

まず、概要。スケジュール管理は月間カレンダーで行う。日々のタスクやメモはすべてブランクリフィルに書く。何かの勉強会や講義などあらかじめかたまりとしてメモする場合は別のブランクリフィルに書く。色ペンを使い分けるのは面倒なので、文字の大きさや構造、記号そして少しの色で内容を分ける。タスクは頭に□をつけて達成されればチェックをつける。うれしいことやよかったこと等は文頭に○、改めるべきこと不快だったことは×をつけて書く。内容が数行にまたがる渡る場合はタイトルを少し大きく書く。あまり小さく書くと構造がわかりにくくなる。メモは・をつける。重要なことは黄緑のマーカーで線を引く。目立ちすぎず、でも見やすい。

1.タスク管理
スケジュール管理は月間カレンダーを基本とする。何か予定がある場合は月間カレンダーに書く。もし必要であれば開始時間を書く。ほかにも期限があるもの(自分で設定したものを含む)は「□タスク名〆」と書く。達成できれば□にチェックをいれる。その月にしようと思ったことはMASTER TASK LISTに書く。達成できれば達成した日付を記入する。その日しなければいけないことはブランクリフィルに□をつけてタスクを書く。
2.Performance capable
刀を研ぐのは月間目標に書く。具体的な行動(週に1回水泳をするとか階段を利用するとか)や精神的なこと、抽象的なことも含めて書く。
3．ほかの雑多なメモ
上に書いた方法でブランクリフィルに書く。いつかやるタスクは別のブランクリフィルに□をつけて書く。そのほかにも勉強会やまとめてメモをする場合は別のブランクリフィルに書く。インデックスもつけること。

価値観や役割もほとんどブランクリフィルに書いている。つまり、フランクリンプランナーである必要がない。しいて言えば月間カレンダーのみか。あとはブランクリフィルに書いている。でも紙質が好きなのでフランクリンプランナーを使うかもしれない。日単位ではなく月単位でブランクリフィルに書いていくと見渡しやすく良い。タスクに追加しなければいけないものは色をつければ他の用で開いたときに目に入るので漏れはほとんどない。日々の多くのメモを一月に2，3ページほどしか書いていないので。むしろ全体の状況が把握できてよい。勉強したことはカテゴリー別に分けているので、日々のメモは多くない。
あとは優先状況を決めなければいけないほど多くのタスクはないし、ほぼ状況によってできること、しなければいけないことはっきりしているので脳へのオーバーヘッドも少ないし、やめた。ただ、今よりももっともっとタスクが増えてくるとか週単位のタスクが出た場合はどうしようか。週単位は月間カレンダーで対処はできるけど、その限界も知れている。でもとりあえずメモをする習慣を継続するためにシンプルなこのやり方を始めている。メモは順調に取れている。悪いところがあれば変えればいい。そしてゆっくりと成熟していこう。

ほかの課題としては検索性か。手帳のインデックスも十分な検索性を持っているが、インデックス全体を見るのはしんどくなるのは目に見えているので、今のうちに少しずつ構造を練っておく必要がある。なんとかコンピュータと連携することによって検索性を持たせたい。それは今後の課題としよう。